Como utilizar el módulo de Centro de documentación

El módulo de centro de documentación permite digitalizar el proceso de captura de firmas de consentimientos informados y otros documentos como contratos y garantías, de manera que el paciente pueda leer el consentimiento y luego firmarlo. El paciente recibe una copia del documento y otra copia se adjunta a su historial clínico.

Este módulo tiene un costo adicional.

DOCUMENTO PARA COMPLETAR CON CAPTURA DE FIRMA

Pasos para utilizar el documento o consentimiento con firma:

1. Seleccionar el tipo de DOCUMENTO CON CAPTURA DE FIRMA.
2. Seleccionar la ESPECIALIDAD (debe estar ligada al documento)
3. Seleccionar el tipo de PLANTILLA (debe estar ligada al documento)
4. En la sección de TÍTULO se utiliza para buscar un documento por el nombre en caso de que existan varios.
5. Seleccionar el documento y abrirlo haciendo click sobre el documento.
6. Buscar el paciente por el nombre o numero de cedula y seleccionarlo.
7. Seleccionar el profesional.
8. Seleccionar el nombre del dispositivo adonde se enviará el documento para que sea firmado.
9. Completar todos los espacios que fueron configurados.
10. Dar click al botón GUARDAR BORRADOR.

 Una vez que el documento se guarda queda en estado borrador y el mismo se puede:

• ACTUALIZAR: En caso de que se tenga que corregir o agregar algún dato adicional.
• ENVIAR AL DISPOSITIVO: Permite enviarlo al dispositivo seleccionado tablet o celular para que el paciente pueda firmar el documento.
• ELIMINAR DOCUMENTO: Permite eliminar el documento en caso de que no se necesite.

Pasos para firmar el documento o consentimiento en dispositivo

1. Ingresar al App de SIKU desde tablet o celular e ir a la sección de pacientes en el segundo icono en la parte inferior de la pantalla.
2. Seleccionar FIRMA DE DOCUMENTOS.
3. Seleccionar el documento con el nombre del paciente correspondiente.
4. Completar las preguntas en la sección ESPACIOS PARA COMPLETAR
5. En INFORMACIÓN DEL PACIENTE el sistema autocompleta los datos del paciente seleccionado que estén en el expediente.
6. Tomar una fotografía del documento de identificación del paciente por ambos lados.
7. Hacer click al botón azul de GENERAR CÓDIGO DE VERIFICACIÓN, al paciente le llegará un correo y mensaje de texto con un código de 6 dígitos.
8. En la sección de PROFESIONAL completar los datos, el código de verificación y firma del profesional.
9. Completar los 2 espacios de firma de profesional y paciente.
10. Seleccionar el botón de SIGUIENTE.
11. Seleccionar el botón de ACEPTAR para completar y guardar el documento.

Nota: En cada dispositivo solo se podrán ver los documentos o consentimientos que se enviaron específicamente a ese dispositivo.

Pasos para finalizar el proceso de recolección de firmas:

1. Ingresar al CENTRO DE DOCUMENTACIÓN
2. Seleccionar la pestaña DOCUMENTOS EN PROGRESO
3. Seleccionar el botón azul al final del documento FINALIZAR Y ENVIAR AL PACIENTE. En este paso se generará el archivo PDF que contiene el documento y las firmas, este documento se enviará automáticamente al correo electrónico del paciente. Adicionalmente, en la sección de archivos del expediente del paciente se adjuntará el documento de manera automática.

En el expediente del paciente en la sección de ARCHIVOS se generan 2 documentos:

• EVIDENCIA DE FIRMA: Contiene información relevante para efectos legales.
• DOCUMENTO DE FIRMA:  Permite visualizar el documento finalizado con las firmas e imágenes capturadas en el proceso.

DOCUMENTO PARA COMPLETAR SIN FIRMA

Este tipo de documento se utiliza para completar información sin necesidad de que sea firmada por el paciente:

1. Seleccionar el tipo de DOCUMENTO PARA COMPLETAR SIN CAPTURA DE FIRMA
2. Seleccionar la ESPECIALIDAD (debe estar ligada al documento)
3. Seleccionar el tipo de PLANTILLA (debe estar ligada al  documento)
4. En la sección de TÍTULO se utiliza para buscar un documento por el nombre en caso de que existan varios.
5. Seleccionar el documento y abrirlo dándole click sobre el documento.
6. Buscar el paciente  por el nombre o numero de cedula y seleccionarlo.
7. Seleccionar un profesional.
8. Seleccionar el nombre del dispositivo a donde se enviará el documento para que lo firmen.
9. Completar todos los espacios que fueron configurados.
10. Marcar la casilla ENVIAR AL PACIENTE POR CORREO ELECTRÓNICO (opcional)
11. Seleccionar el botón de GUARDAR

NOTA: El documento se puede visualizar desde el expediente de el paciente en la sección de archivos, en la carpeta de DOCUMENTOS SIN FIRMA también le llegará la paciente al correo electrónico registrado en el expediente.

DOCUMENTO PARA COMPARTIR

Permite compartir con el paciente un archivo en formato PDF, se puede utilizar para compartir temas de educación, cuidados previos o posteriores a un procedimiento, entre otros.

Pasos para utilizar el documento o consentimiento para compartir:

1. Seleccionar el DOCUMENTO PARA COMPARTIR.
2. Buscar el paciente por el nombre o número de cédula y seleccionarlo.
3. Seleccionar la opción de ENVIAR ENLACE AL PACIENTE (Se enviar al correo del paciente).
4. Seleccionar la opción de GENERAR ENLACE PARA COMPARTIR (Permite compartirlo por medio de WhatsApp al paciente).