Cómo enviar archivos PDF adjuntos en una factura por correo electrónico

Es posible adjuntar archivos PDF adicionales al momento de enviar una factura por correo electrónico, por ejemplo documentos como órdenes de compra, contratos, documentos para seguros u otros archivos relacionados.

Pasos para adjuntar y enviar el archivo

1. Ingresar al módulo FINANZAS. 
2. Seleccionar la opción FACTURAS. 
3. Hacer clic sobre el número de la factura que se desea enviar. 
4. Seleccionar el botón ACCIONES. 
5. Ubicar la sección ARCHIVOS ADJUNTOS ADICIONALES. 
6. Hacer clic en SELECCIONAR ARCHIVOS. 
7. Buscar y seleccionar el archivo o archivos PDF que se desean adjuntar. Es posible seleccionar varios archivos a la vez desde el explorador de archivos.
8. Una vez cargado el archivo, seleccionar ENVIAR POR CORREO. 

Consideraciones importantes

• Solo se permiten archivos en formato PDF con un tamaño máximo de 5 MB por archivo.
• Los archivos adjuntos son opcionales; si no necesita adjuntar documentos puede enviar la factura directamente.
• Los archivos no se almacenan en la plataforma. Si necesita reenviar la factura con los mismos adjuntos, deberá cargarlos nuevamente.
• El destinatario recibirá en el mismo correo: la factura en PDF, los archivos XML de Hacienda y los archivos adjuntos adicionales.

Preguntas frecuentes

¿Cuántos archivos puedo adjuntar?

No hay un límite de cantidad definido. Sin embargo, cada archivo debe estar en formato PDF y no debe superar los 5 MB individualmente.

¿Qué pasa si el archivo supera los 5 MB?

El sistema mostrará un mensaje de error y el archivo no será incluido en el envío. Deberá reducir el tamaño del archivo o dividirlo antes de adjuntarlo.

¿Los archivos adjuntos quedan guardados en el sistema?

No. Los archivos adjuntos son temporales y no se almacenan en la plataforma. Si necesita reenviar la factura con adjuntos, deberá cargarlos nuevamente en cada envío.