Cómo configuración de Inbox

¿Qué requisitos debo cumplir antes de configurar Inbox?

Antes de iniciar la configuración de Inbox, asegúrese de cumplir con los siguientes requisitos:

• Contar con un plan de Inbox activo. Las opciones de configuración de Inbox estarán disponibles únicamente cuando la suscripción tenga contratado este plan.
• El usuario administrador que realizará la configuración debe contar con el permiso Inbox - Configuración en Siku.
• Tener acceso al administrador de Meta de la cuenta de WhatsApp Business.
• La cuenta de Meta debe tener completada la verificación del negocio (Business Verification).
• El número telefónico que se desea registrar no puede estar activo en la aplicación de WhatsApp ni WhatsApp Business. Debe eliminarse de la aplicación antes de realizar el registro.
• El número debe tener capacidad para recibir SMS o llamadas telefónicas, según el método de verificación seleccionado.

Importante: La selección del plan de Inbox y la asignación de licencias por usuario únicamente pueden ser realizadas por un usuario super administrador.

¿Cómo registro un número de WhatsApp API en Siku?

Para registrar un nuevo número de WhatsApp API:

1. Ingrese a Configuración → Inbox → Cuentas de WhatsApp API.
2. Seleccione Registrar nueva cuenta de WhatsApp API.
3. Cree la nueva cuenta y complete el proceso de configuración.
4. Configure la siguiente información:
   • Zona horaria: GMT-6 Costa Rica.
   • Categoría: Medicina y Salud.
5. Seleccione Agregar nuevo número.
6. Ingrese:
   • Número telefónico.
   • Nombre visible de WhatsApp Business.

¿Qué debo considerar sobre el nombre visible de WhatsApp Business?

El nombre visible (Display Name) es el nombre que podrá visualizar el paciente en WhatsApp.

Este nombre debe ser aprobado por Meta. El proceso de aprobación puede tardar aproximadamente 24 horas.

Importante: En Siku también se define un nombre interno para la cuenta. Este funciona como una etiqueta para identificar el número dentro del buzón cuando existen varias cuentas de WhatsApp Business y puede tener un color configurable.

El nombre interno no corresponde al nombre visible que verá el paciente.

¿Cómo verifico el número de WhatsApp?

Al registrar el número, Siku permite seleccionar el método de verificación:

• SMS
• Llamada telefónica

Si el número pertenece a una central telefónica o corresponde a un número fijo, la validación debe realizarse mediante llamada telefónica.

¿Qué PIN debo ingresar al conectar el número?

Al conectar el número desde Siku, el sistema solicitará un PIN de verificación de 6 dígitos.

Este corresponde al código configurado para la verificación en dos pasos del número de WhatsApp.

El PIN puede volver a solicitarse cuando sea necesario registrar nuevamente el teléfono. Por ejemplo, después de que Meta apruebe un cambio en el nombre visible.

Registro del número y migración de configuraciones

¿Qué pasos debo realizar después de crear la cuenta?

Una vez creada la cuenta, el registro y la migración de configuraciones se completan desde Siku.

Ingrese a:

Configuración → Inbox → Cuentas de WhatsApp API

Seleccione la cuenta y ejecute los siguientes pasos en orden:

1. Conectar número a WhatsApp API (Paso 1)
2. Migrar plantillas (Paso 2)
3. Migrar flujos (Paso 3)

Importante: Los pasos 2 y 3 solo estarán disponibles después de que el paso anterior haya finalizado correctamente.

¿Qué debo verificar antes de migrar los flujos?

Antes de ejecutar la migración de flujos, la cuenta de WhatsApp Business debe estar verificada y aprobada en Meta.

Si la cuenta todavía no está verificada o aprobada, el proceso puede quedar incompleto y requerir intervención del equipo técnico.

Configuración en Meta

¿Qué debo configurar en Meta para utilizar WhatsApp API?

Desde el administrador de WhatsApp de Meta:

1. Ingrese al administrador de WhatsApp de Meta.
2. Registre un método de pago.
3. Verifique que la cuenta tenga completada la verificación del negocio (Business Verification).
4. Acceda a la configuración de pagos y confirme que la información correspondiente esté configurada.

Nota: La activación del método de pago puede tardar aproximadamente 30 minutos en reflejarse como activa dentro de Meta.

Validaciones en Siku

¿Qué configuraciones debo revisar en Inbox?

Una vez realizado el registro de la cuenta, ingrese a:

Configuración → Inbox

Verifique que estén configuradas las siguientes opciones:

• General: timeout de interacción, SLA de cierre y tiempo máximo de inactividad del usuario.
• Plantillas de respuesta rápida.
• Intenciones de conversación.
• Resultados de interacción.
• Respuestas automáticas.
• Asignación automática (Round Robin).

¿Dónde configuro la plantilla de apertura de conversación?

La plantilla de apertura de conversación se crea desde:

Configuración → Plantilla → Plantillas de WhatsApp

La plantilla debe tener configurado el indicador de uso Apertura y debe ser aprobada previamente por Meta.

Importante: La plantilla de apertura no se configura directamente desde Configuración → Inbox.

¿Qué necesito para utilizar el agente de IA en Inbox?

Si desea utilizar un agente de IA en Inbox:

1. Habilite la IA desde la pestaña General de Inbox.
2. Configure al menos un agente de IA activo.
3. En Configuración → IA, verifique que el agente esté habilitado para:
   • Inbox
   • Canal WhatsApp

Validación final

¿Cómo puedo comprobar que la configuración de Inbox quedó correcta?

Una vez finalizada la configuración:

1. Realice una prueba enviando un mensaje al número de WhatsApp configurado.
2. Confirme que el mensaje pueda recibirse correctamente en Siku.
3. Verifique que el mensaje pueda responderse desde Siku.
4. Compruebe el comportamiento de las conversaciones fuera de la ventana de 24 horas.

¿Qué sucede después de las 24 horas de una conversación?

Fuera de la ventana de 24 horas, WhatsApp permite iniciar o retomar la comunicación con el paciente únicamente mediante plantillas aprobadas por Meta.

Este es el comportamiento esperado de WhatsApp y es la razón por la que se utiliza la plantilla de apertura de conversación.

¿Qué debo hacer si el token de WhatsApp API expira?

Si el token expira o Meta revoca el acceso, no es necesario registrar nuevamente el número.

Desde:

Configuración → Inbox → Cuentas de WhatsApp API

utilice la opción Refrescar token (re-autorizar) para volver a autorizar la conexión.

Configuración de licencias

¿Dónde activo las licencias para utilizar Inbox?

Las licencias necesarias para utilizar Inbox se gestionan desde:

Menú de usuario → Facturación y planes

Desde esta sección se puede:

• Seleccionar el plan de Inbox.
• Asignar las licencias a los usuarios que utilizarán el módulo.

Importante: Tanto la selección del plan como la asignación de licencias requieren un usuario super administrador. Un administrador que no sea super administrador podrá visualizar esta sección únicamente en modo lectura.

¿Asignar una licencia de Inbox le da automáticamente acceso al módulo?

No.

La licencia y el permiso de acceso al módulo son configuraciones independientes.

• La licencia se asigna desde Facturación y planes.
• El permiso para utilizar Inbox se gestiona desde Usuarios y permisos.

Por lo tanto, el usuario debe contar con ambos requisitos para utilizar correctamente el módulo.

¿El plan de Inbox limita la cantidad de cuentas de WhatsApp Business?

Sí.

El plan contratado define el límite de cuentas de WhatsApp Business que pueden registrarse en Siku.

Por este motivo, antes de registrar una nueva cuenta es importante verificar que el plan contratado tenga disponibilidad para agregarla.