Cómo funcionan los recordatorios múltiples de citas

La función de recordatorios múltiples de citas está diseñada para mejorar la comunicación con los pacientes y reducir las ausencias a las citas programadas. A través de esta función, se pueden configurar recordatorios automáticos que se enviarán a los pacientes en intervalos específicos antes de sus citas a través de los diferentes canales disponibles (Correo electrónica, WhatsApp y SMS) y con la posibilidad de que el recordatorio tenga una configuración específica. Por ejemplo:

• Enviar un recordatorio tres días antes de la cita por medio de correo electrónico.
• Enviar un recordatorio un día antes de la cita añadiendo la función de poder confirmar de cita por medio de WhatsApp.
• Enviar un recordatorio tres horas antes de la cita por medio de SMS con la función de solo enviar si el paciente no ha confirmado previamente la cita.
• Enviar un recordatorio dos días antes de la cita por medio de WhatsApp, Correo y SMS al mismo tiempo.

Esto no solo garantiza que los pacientes estén bien informados, sino que también ayuda a mantener una agenda organizada y eficiente.

¿Cómo configurar los recordatorios múltiples de citas?

Para realizar la configuración de los recordatorios múltiples de citas se deben seguir los siguientes pasos:

1. Ingresar a la sección de configuración. Ver pasos aquí.
2. Hacer click en la pestaña AGENDA.
3. Hacer click en la pestaña RECORDATORIOS.
4. El sistema desplegará una visualización general de los recordatorios configurados, en caso de no haberse configurado uno anteriormente el sistema mostrará el recordatorio por defecto.
5. El sistema permitirá realizar cuatro acciones:
   • Crear un nuevo recordatorio,
   • Editar un recordatorio existente.
   • Activar un recordatorio desactivado.
   • Desactivar un recordatorio activo.
6. Para realizar las acciones anteriormente mencionadas se deben seguir los siguientes pasos:
   
   
   • Crear un nuevo recordatorio
     1.  En la lista de recordatorios ubicada en la izquierda de la pantalla seleccionar el recordatorio por defecto "Recordatorio 1 día antes de la cita" o bien algún recordatorio ya creado.
     2. Desplazar la página hacia abajo y hacer clic en el botón NUEVO.
     3. Escribir el nombre del nuevo recordatorio. Por ejemplo: Recordatorio cada 3 días.
     4. Seleccionar el tipo de canal por el cual se enviará el recordatorio seleccionandolo de la lista desplegable de la opción CANAL.
     5. Seleccionar la plantilla que se enviará por el canal elegido.
     6. Seleccionar la periodicidad (días / horas).
     7. Escribir el lapso de la periodicidad (1 día antes, 2 días antes, 3 horas antes).
     8. Seleccionar si el recordatorio se enviará sólo a citas sin confirmación. Para hacer esto se debe marcar la casilla ENVIAR ÚNICAMENTE A CITAS SIN CONFIRMACIÓN, en caso de no seleccionar esta casilla el recordatorio se enviará aunque la cita ya esté confirmada.
     9. Para añadir más de un envío del recordatorio se debe hacer click en el botón "+" y volver a repetir los pasos.
     10. Para eliminar un envío del recordatorio se debe hacer clic en el botón "-".
     11. Una vez configurado el recordatorio, hacer click en el botón GUARDAR. 
         
         
         
   • Editar un recordatorio existente
     1. En la lista de recordatorios ubicada en la izquierda de la pantalla seleccionar el recordatorio que se va a editar. Al recordatorio por defecto del sistema solo se le podrá editar el nombre.
     2. Cambiar los datos que se van a editar, por ejemplo: cambiar una periodicidad o un canal.
     3. Una vez editado el recordatorio, hacer click en el botón GUARDAR.
        
        
   • Activar un recordatorio desactivado
     1. Seleccionar el estado INACTIVO de la lista de recordatorios ubicada en la izquierda de la pantalla en la opción FILTRO POR ESTADO.
     2. Seleccionar el recordatorio que se desea activar.
     3. Marcar la casilla ACTIVO.
     4. Hacer clic en la casilla ACTUALIZAR.
        
        
   • Desactivar un recordatorio activo
     1. Seleccionar el estado ACTIVO de la lista de recordatorios ubicada en la izquierda de la pantalla en la opción FILTRO POR ESTADO.
     2. Seleccionar el recordatorio que se desea desactivar.
     3. Desmarcar la casilla ACTIVO.
     4. Hacer clic en la casilla ACTUALIZAR.
7. Una vez configurado el o los recordatorios deseados se debe volver a cargar el sistema para ver reflejado los cambios.

¿Cómo crear una cita utilizando los recordatorios?

Cuando los recordatorios han sido configurados, solo queda utilizarlos al crear una cita, para realizar esta acción se deben seguir los siguientes pasos:

1. Ingresar al módulo de AGENDA.
2. Hacer click en el espacio en blanco o en el botón + ubicado en la esquina derecha en el menú superior para abrir el menú de creación de citas.
3. Seleccionar la agenda.
4. Seleccionar la especialidad.
5. Seleccionar el profesional.
6. Seleccionar el motivo.
7. Seleccionar la modalidad.
8. Seleccionar la fecha.
9. Seleccionar el paciente.
10. En la opción RECORDATORIOS PARA EL PACIENTE seleccionar el tipo de recordatorio que desea aplicar a la cita.
11. Hacer click en GUARDAR para crear la cita con el recordatorio seleccionado.